Personal Assistant / PA (onsite)

Apakah Anda sosok yang teliti, cermat, memiliki jiwa kepemimpinan dan kemampuan manajerial, namun merasa terjebak dalam pekerjaan administratif yang monoton?

Pernah melamar puluhan—bahkan ratusan—lowongan sebagai Personal Assistant, Sekretaris, atau Asisten Pribadi, namun terus-menerus kandas karena “ordal” (orang dalam)?

Jika Anda sedang mencari revolusi karier, inilah saatnya.

Di Green Garden Surabaya, kami membuka peluang bagi Anda untuk:

✅ Lepas dari rutinitas administratif yang minim tantangan  → Terapkan skill kepemimpinan, komunikasi lintas tim, serta kemampuan organisasi secara holistik dalam pekerjaan yang dinamis.

✅ Bergabung melalui meritokrasi, bukan koneksi  → Di sini, posisi strategis terbuka berdasarkan kompetensi—bukan untuk “kenalan” atau “orang dalam”. Anda akan bekerja berdampingan langsung dengan founder sekaligus business leader.

Penempatan : Surabaya (Full time, on-site)

Level Posisi : Personal Assistant 

Job Description: 

1. Komunikasi & Koordinasi: Menjadi penghubung komunikasi antara leader, internal (tim) dan eksternal (klien, supplier/vendor, mitra).
2. Manajemen Jadwal & Agenda: Mengatur, mengoordinasikan, dan mengomunikasikan jadwal pimpinan, tim, klien, dan vendor secara efektif.
3. Support & Monitoring Operasional Tim: Memonitor, mengevaluasi dan melaporkan kinerja serta sikap tim kepada leader; membantu mendelegasikan tugas.
4. Manajemen Dokumen & Administrasi: Membuat, mengelola, dan mengarsipkan dokumen (formulir, kwitansi, tagihan, berita acara, proposal, kontrak), notulen rapat, perhitungan payroll dan administrasi personalia secara rapi dan sistematis; Mempersiapkan dan mengembangkan materi presentasi (termasuk PowerPoint/PPT) untuk kebutuhan meeting pimpinan, klien, atau tim.
5. Keuangan Dasar: Membuat & memeriksa laporan keuangan sederhana, rekap pengeluaran & pendapatan, serta membantu perancangan RAB proyek.
6. Manajemen Sistem & Prosedur: Merapikan, menata, dan menyusun/memperbarui sistem kerja melalui Standard Operating Procedure (SOP).
7. Manajemen Informasi Pimpinan: Menangani chat, email, dan melakukan follow-up tugas/tindak lanjut untuk pimpinan, terkait klien, supplier, vendor, dan internal.
8. Personal Support Pimpinan: Mengurus dan mengoordinasikan kebutuhan personal pimpinan yang terkait dengan efisiensi kerja (seperti pengaturan perjalanan pribadi terkait pekerjaan, reservasi, atau keperluan pendukung lainnya) dengan tingkat kerahasiaan dan profesionalisme tinggi.

Qualification:

• Perempuan, pendidikan minimal S1 Sekretaris, Manajemen, Komunikasi, Akuntansi, Keuangan, Administrasi Bisnis, atau bidang terkait.
• Pengalaman kerja minimal 1 tahun dalam peran administrasi, sekretaris, asisten pribadi, atau koordinasi/pengelolaan operasional.
• Mahir menggunakan Google Workspace (Gmail, Drive, Docs, Sheets, dan Slides) dan Canva.
• Kemampuan menulis dan menyajikan dokumen/laporan dan sistem administrasi secara sistematis, akurat, terstruktur dan profesional.
• Terbiasa bekerja di lingkungan cepat, multitasking, berpikir sistematis dan memenuhi tenggat waktu ketat.
• Kemampuan berkomunikasi lisan dan tulisan dalam Bahasa Indonesia yang sangat baik. Kemampuan Bahasa Inggris (pasif/aktif) merupakan nilai tambah signifikan.
• Memiliki pemahaman dasar prinsip akuntansi dan pengelolaan keuangan.

Personal traits:

1. Memiliki integritas, kejujuran, dan disiplin tinggi.
2. Dapat menjaga kerahasiaan (confidentiality) dan memiliki etika kerja yang kuat
3. Memiliki inisiatif tinggi dan mampu bekerja mandiri tanpa pengawasan ketat
4. Teliti, detail-oriented, sistematis dan bertanggung jawab
5. Komunikatif, kolaboratif, dan mampu membangun hubungan baik dengan berbagai pihak (internal & eksternal).
6. Memiliki kemampuan perencanaan, dan manajemen waktu yang sangat baik.
7. Mampu berpikir analitis dan menyusun prioritas secara efisien
8. Memiliki jiwa kepemimpinan, fleksibel, tangguh (resilient), dan mampu beradaptasi dengan cepat.
9. Proaktif, solutif (problem solver), dan berorientasi pada hasil.

Benefit:

💼 Tunjangan Hari Raya (THR)

🚖 Tunjangan transportasi untuk tugas lapangan atau kunjungan site

🌱 Program mentorship eksklusif dari business leader

✨ Lingkungan kerja kolaboratif dengan proyek bervariasi (residensial & komersial)

💰 Bonus loyalitas berbasis kinerja dan durasi kerja

📈 Kesempatan pengembangan karir dan peningkatan kompetensi

🏖️ Cuti tahunan

Jika Anda memenuhi kriteria di atas dan siap untuk tantangan ini, silahkan kirim resume dan portofolio (jika ada) melalui job portal ini.