Admin Operasional Kapal (Tug & Barge)

Tentang Perusahaan

PT Pelayaran Pasifik Indonesia merupakan perusahaan penyedia jasa angkutan laut yang berpusat di Jakarta Barat dan beroperasional sejak tahun 2019. Berdiri di bawah naungan Ocean Truck Logistics Group, perusahaan bergerak dalam bidang Tug & Barge Transport, Fleet Management, Marine & Port Logistics, serta Ship-to-Ship (STS) Transhipment.

Deskripsi Pekerjaan

Sebagai Admin Operasional Kapal, Anda bertanggung jawab dalam mendukung kelancaran operasional harian armada kapal (Tugboat & Barge), mulai dari pemantauan pergerakan kapal, pengarsipan laporan harian/bulanan, pengelolaan administrasi premi dan bahan bakar, hingga koordinasi komunikasi antara tim operasional, crew kapal, dan tim internal terkait.

Tanggung Jawab Utama

Administrasi & Pelaporan Operasional Kapal (Harian & Bulanan)

1. Menginput timesheet, konsumsi Bahan Bakar Minyak (BBM), dan Fresh Water (FW) harian kapal.

2. Mengarsip laporan bulanan kapal serta dokumen pengajuan premi, cleaning tongkang, dan buka-tutup terpal.

3. Mengirimkan laporan pergerakan kapal (morning & evening report) ke grup internal perusahaan secara berkala.

4. Membuat draft perhitungan jarak pelayaran yang akan dikoordinasikan (crosscheck) dengan Supervisor Operasional untuk diteruskan ke tim Marketing.

Pengurusan Dokumen & Klaim Operasional

1. Membuat dan menginformasikan Berita Acara (BA) Permintaan Bunker BBM dan Fresh Water ke kapal.

2. Memproses kelengkapan dokumen untuk pengajuan Premi Crew, Cleaning Tongkang, dan Buka Tutup Terpal.

3. Mengajukan reimburse operasional BBM kendaraan tim Kendari ke tim Finance.

4. Monitoring, SOP, & Logistik Tim

5. Melakukan pemantauan (monitoring) pergerakan kapal secara aktif.

6. Membantu menerapkan serta mengingatkan pelaksanaan SOP Operasional perusahaan kepada crew kapal.

7. Meminta approval dari pihak terkait saat ada permintaan amprahan dari kapal, kemudian memprosedurkannya ke tim Purchasing.

8. Mengelola ketersediaan dan pengajuan Alat Tulis Kantor (ATK) untuk kebutuhan tim operasional.

Kualifikasi & Persyaratan

1. Pendidikan minimal D3 / S1 semua jurusan (diutamakan Ketatalaksanaan Pelayaran Niaga / Manajemen Transportasi Laut / Administrasi).

2. Pengalaman kerja minimal 1–3 tahun sebagai Admin Operasional di industri pelayaran / perkapalan (diutamakan yang terbiasa dengan operasional Tugboat & Barge).

3. Mahir mengoperasikan Microsoft Office (terutama Ms. Excel dan Ms. Word) serta pengelolaan dokumen digital/arsip.

4. Memahami alur kerja administrasi pelayaran, bunkering (BBM & FW), serta timesheet kapal.

5. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, proaktif, teliti, terorganisir, serta mampu bekerja dengan tenggat waktu yang ketat.

6. Mampu berkoordinasi dengan baik secara internal maupun dengan crew di lapangan.

7. Bersedia melakukan perjalanan dinas luar kota

Nilai Tambah (Nice to Have)

1. Mampu dan mahir berbahasa Inggris dan Mandarin (lisan & tulisan) untuk komunikasi harian.