Sekretaris Direksi

Memberikan dukungan administratif, koordinasi, dan manajemen jadwal secara profesional kepada dua Direksi agar kegiatan operasional, strategis, dan komunikasi bisnis berjalan efektif dan efisien.

Tanggung Jawab Utama

1. Manajemen Jadwal dan Agenda Direksi

• Mengatur, memprioritaskan, dan memantau agenda harian kedua Direksi.

• Menjadwalkan rapat internal maupun eksternal.

• Mengelola perubahan jadwal dan memastikan Direktur memperoleh informasi yang diperlukan sebelum pertemuan.

• Mengatur perjalanan dinas, termasuk tiket, akomodasi, dan transportasi.

2. Administrasi dan Dokumentasi

• Menyiapkan surat, memo, presentasi, laporan, dan dokumen lainnya.

• Mengelola arsip dokumen fisik maupun digital secara terstruktur dan rahasia.

• Memastikan dokumen yang memerlukan tanda tangan Direksi diproses tepat waktu.

• Menyiapkan notulen rapat dan mendistribusikan hasil rapat kepada pihak terkait.

3. Koordinasi dan Komunikasi

• Menjadi penghubung antara Direksi dengan internal maupun eksternal perusahaan.

• Menyaring dan mengelola komunikasi melalui email, telepon, maupun surat masuk.

• Melakukan tindak lanjut atas instruksi Direksi kepada departemen terkait.

• Memastikan informasi penting tersampaikan dengan akurat dan tepat waktu.

4. Monitoring Tugas dan Tindak Lanjut

• Memantau pelaksanaan action plan hasil rapat Direksi.

• Mengingatkan pihak terkait mengenai deadline dan komitmen yang telah disepakati.

• Menyusun laporan status pekerjaan dan progress secara berkala kepada Direksi.

5. Pengelolaan Kerahasiaan Informasi

• Menjaga kerahasiaan seluruh informasi, dokumen, data perusahaan, dan informasi strategis yang berkaitan dengan Direksi.

• Memastikan akses informasi diberikan hanya kepada pihak yang berwenang.

6. Dukungan Operasional Direksi

• Membantu persiapan rapat Direksi, Board Meeting, dan pertemuan dengan stakeholder.

• Menyusun kebutuhan administrasi untuk kunjungan tamu penting.

• Membantu koordinasi kegiatan perusahaan yang melibatkan Direksi.

Kualifikasi

• Pendidikan minimal S1 Administrasi Bisnis, Manajemen, Sekretaris, Komunikasi, atau bidang terkait.

• Pengalaman minimal 3-5 tahun sebagai Sekretaris Direksi, Executive Assistant, atau posisi serupa.

• Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang baik dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

• Mahir menggunakan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• Memiliki kemampuan manajemen waktu, organisasi, dan multitasking yang sangat baik.

• Teliti, proaktif, mampu bekerja di bawah tekanan, dan menjaga kerahasiaan informasi.