GM Secretary & Golf Operation Administrator

I. PENDAHULUAN :

Suvarna Jakarta Golf Club adalah klub golf premium yang berkomitmen memberikan pengalaman berolahraga, Kami mencari profesional yang dinamis, cekatan, dan memiliki kemampuan komunikasi prima untuk bergabung sebagai GM Secretary & Golf Operation Administrator.

Posisi dual-peran ini bertanggung jawab untuk memberikan dukungan administratif, dan sekretariatan langsung kepada General Manager (GM), sekaligus mengelola administrasi harian Divisi Operasional Golf guna memastikan seluruh operasional lapangan dan pelayanan berjalan dengan baik.

II. DESKRIPSI PEKERJAAN :

1. Sekretaris General Manager (GM) :

• Mengatur, mengoordinasikan, dan menyusun jadwal agenda harian, rapat, serta perjalanan dinas General Manager.

• Menjadi pintu gerbang komunikasi (telepon, email, dan surat-menyurat) yang masuk untuk GM, serta menyaring prioritas pesan secara profesional.

• Menyiapkan dokumen rapat, menyusun agenda, dan mencatat notulen rapat manajemen (Minutes of Meeting) dengan akurat.

• Menjaga kerahasiaan seluruh dokumen, data Perusahaan, dan informasi strategis yang berkaitan dengan Manajemen Pimpinan.

2. Administrasi Operasional Golf (Golf Operation) :

• Mengelola administrasi harian divisi, termasuk pencatatan data keanggotaan (membership), laporan reservasi lapangan (tee time), dan data kunjungan tamu.

• Membantu koordinasi internal antara tim operasional (meliputi : caddy, starter, front office, dan maintenance) terkait instruksi / kebijakan dari GM.

• Mengontrol dan mendata inventaris operasional golf (peralatan, seragam, aset divisi) serta mengajukan permintaan pengadaan (purchasing request) jika diperlukan.

• Menyusun laporan kinerja divisi operasional secara mingguan, dan bulanan. Untuk diserahkan kepada GM, dan Head of Department.

III. KUALIFIKASI KANDIDAT :

1. Pendidikan : Minimal D3/S1 Perhotelan, Pariwisata, Sekretaris, Administrasi Bisnis, Komunikasi.

2. Memiliki pengalaman kerja : Minimal 2 - 3 tahun dalam peran serupa (Sekretaris, Asisten Eksekutif, atau Admin Operasional). Dan/atau : Minimal 1 - 2 tahun di industri hospitality premium, hotel bintang 5, resort, atau klub golf menjadi nilai tambah.

3. Keterampilan Teknis : Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dengan sangat baik. Poin plus jika, tidak asing dengan sistem manajemen reservasi, atau software POS hospitality.

4. Kemampuan Bahasa : Mahir berbahasa Indonesia, dan berbahasa Inggris (lisan maupun tulisan) agar dapat berhadapan dengan tamu ekspatriat, dan korespondensi bisnis. Menjadi nilai tambah jika mampu berbahasa asing lainnya (contoh: bahasa Mandarin, Korea, Jepang).

5. Kepribadian & Karakter : Memiliki kemampuan interpersonal yang kuat, ramah, dan berpenampilan profesional (well-groomed). Memiliki kemampuan multi-tasking yang sangat baik dan mampu bekerja secara mandiri dengan pengawasan minimal. Detail-oriented (teliti) terhadap data angka laporan, maupun dokumen resmi.

6. Lokasi kerja : Halim Perdanakusuma, Jakarta Timur.

7. Dapat bergabung secepatnya.