Operational HR Manager

# HR Operations Manager (Individual Contributor) — Batam

## (English / Bahasa Indonesia)

---

## 🇬🇧 ENGLISH

**Company:** Aerae (PT Aerae Manufacturing Indonesia)

**Location:** Batam, Kepulauan Riau (based at KIIE, Kabil)

**Employment Type:** Full-time

**Experience Level:** Mid-Senior (min. 5 years HR operations, Batam/FTZ experience strongly preferred)

### About Aerae

Aerae is an advanced manufacturing and green energy company building next-generation energy technology. Our Batam facility houses engineering, prototyping, and manufacturing operations staffed by a mixed team of Indonesian and expatriate specialists.

### About the Role

We are looking for a hands-on, experienced HR Operations professional to manage the full spectrum of day-to-day HR administration for our Batam operations. This is a functional/operational role — not a strategic HRBP position — focused on getting the paperwork, compliance, and people-logistics right for a growing manufacturing site with both local and expatriate staff.

### Key Responsibilities

**Onboarding & Offboarding**

- Manage end-to-end onboarding paperwork (contracts, personnel files, statutory registrations) for new local and expat hires

- Handle offboarding documentation, exit formalities, and final settlement coordination

**Personnel Administration**

- Maintain accurate, audit-ready personnel files and HR records

- Handle day-to-day personnel matters: leave, attendance, disciplinary documentation, grievance intake and escalation

**Payroll Coordination**

- Liaise with payroll (internal/external provider) to ensure accurate and timely monthly payroll inputs (attendance, leave, new hires, terminations, allowances)

- Coordinate BPJS Kesehatan/Ketenagakerjaan registration, contributions, and claims

**Government & Regulatory Coordination**

- Serve as the primary point of contact with Disnaker (local labour office), Imigrasi, and other relevant government bodies for workforce-related matters

- Prepare and file statutory HR-related reports on schedule

- Support BP Batam / KIIE estate-level workforce coordination requirements

**Expat Workforce Management**

- Prepare and manage visa and work permit applications for expatriate staff (RPTKA, Notifikasi/IMTA, KITAS, and related renewals)

- Coordinate with immigration agents/consultants and track expiry timelines for all expat documentation

- Support expat onboarding logistics (domicile registration, reporting obligations, etc.)

**General**

- Ensure ongoing compliance with Indonesian labour law and Batam FTZ-specific requirements

- Maintain organized, up-to-date filing (digital and physical) for all HR statutory documents

### Requirements

- Minimum 5 years of HR operations experience in Indonesia; prior experience in Batam or another FTZ/industrial estate strongly preferred

- Demonstrated experience managing both local and expatriate employees, including hands-on visa/work permit processing (RPTKA/Notifikasi/KITAS)

- Working knowledge of Indonesian labour law, BPJS administration, and payroll coordination processes

- Experience liaising directly with Disnaker, Imigrasi, and/or BP Batam

- Manufacturing or industrial estate environment experience is a plus

- Fluent in Bahasa Indonesia and working proficiency in English

- Highly organized, detail-oriented, comfortable with paperwork-heavy compliance work

- Discreet and trustworthy with sensitive personnel and immigration documentation

### What We Offer

- Opportunity to build HR operations from the ground up at a fast-growing manufacturing site

- Direct exposure to a mixed local/international team and cross-border operational challenges

- Competitive compensation based on experience

---

## 🇮🇩 BAHASA INDONESIA

**Perusahaan:** Aerae (PT Aerae Manufacturing Indonesia)

**Lokasi:** Batam, Kepulauan Riau (berbasis di KIIE, Kabil)

**Jenis Pekerjaan:** Penuh waktu

**Tingkat Pengalaman:** Menengah-Senior (min. 5 tahun pengalaman HR operasional; pengalaman di Batam/kawasan FTZ sangat diutamakan)

### Tentang Aerae

Aerae adalah perusahaan manufaktur canggih dan energi hijau yang mengembangkan teknologi energi generasi baru. Fasilitas kami di Batam menjalankan operasi engineering, prototyping, dan manufaktur dengan tim yang terdiri dari tenaga kerja lokal dan ekspatriat.

### Tentang Posisi Ini

Kami mencari profesional HR Operasional yang berpengalaman dan mampu bekerja secara hands-on untuk mengelola seluruh administrasi HR harian di operasional Batam kami. Posisi ini bersifat fungsional/operasional — bukan HRBP strategis — dengan fokus pada kelengkapan dokumen, kepatuhan (compliance), dan logistik tenaga kerja untuk lokasi manufaktur yang sedang berkembang dengan karyawan lokal dan ekspatriat.

### Tanggung Jawab Utama

**Onboarding & Offboarding**

- Mengelola seluruh dokumen onboarding (kontrak kerja, file personalia, pendaftaran wajib) untuk karyawan baru lokal maupun ekspatriat

- Menangani dokumen offboarding, proses exit, dan koordinasi penyelesaian hak karyawan

**Administrasi Personalia**

- Menjaga keakuratan dan kelengkapan file personalia serta catatan HR agar siap audit

- Menangani hal-hal personalia harian: cuti, kehadiran, dokumentasi tindakan disipliner, penerimaan dan eskalasi keluhan karyawan

**Koordinasi Payroll**

- Berkoordinasi dengan pihak payroll (internal/vendor eksternal) untuk memastikan input payroll bulanan akurat dan tepat waktu (kehadiran, cuti, karyawan baru, pemutusan kerja, tunjangan)

- Mengoordinasikan pendaftaran, kontribusi, dan klaim BPJS Kesehatan/Ketenagakerjaan

**Koordinasi dengan Pemerintah & Regulator**

- Menjadi kontak utama dengan Disnaker, Imigrasi, dan instansi pemerintah terkait untuk urusan ketenagakerjaan

- Menyiapkan dan mengajukan laporan wajib terkait HR sesuai jadwal

- Mendukung koordinasi ketenagakerjaan di tingkat kawasan BP Batam / KIIE

**Manajemen Tenaga Kerja Ekspatriat**

- Menyiapkan dan mengelola pengajuan visa dan izin kerja untuk karyawan ekspatriat (RPTKA, Notifikasi/IMTA, KITAS, dan perpanjangannya)

- Berkoordinasi dengan agen/konsultan imigrasi dan memantau masa berlaku seluruh dokumen ekspatriat

- Mendukung logistik onboarding ekspatriat (pendaftaran domisili, kewajiban pelaporan, dll.)

**Umum**

- Memastikan kepatuhan berkelanjutan terhadap hukum ketenagakerjaan Indonesia dan persyaratan khusus kawasan FTZ Batam

- Menjaga kerapian dan kelengkapan arsip (digital dan fisik) untuk seluruh dokumen wajib HR

### Kualifikasi

- Minimal 5 tahun pengalaman HR operasional di Indonesia; pengalaman di Batam atau kawasan FTZ/industri lainnya sangat diutamakan

- Memiliki pengalaman nyata mengelola karyawan lokal maupun ekspatriat, termasuk pengurusan visa/izin kerja secara langsung (RPTKA/Notifikasi/KITAS)

- Memahami hukum ketenagakerjaan Indonesia, administrasi BPJS, dan proses koordinasi payroll

- Berpengalaman berkomunikasi langsung dengan Disnaker, Imigrasi, dan/atau BP Batam

- Pengalaman di lingkungan manufaktur atau kawasan industri menjadi nilai tambah

- Mahir berbahasa Indonesia dan memiliki kemampuan bahasa Inggris yang baik

- Sangat terorganisir, teliti, dan nyaman dengan pekerjaan administratif/compliance yang padat dokumen

- Dapat dipercaya dan menjaga kerahasiaan dokumen personalia dan imigrasi yang sensitif

### Yang Kami Tawarkan

- Kesempatan membangun fungsi HR operasional dari awal di lokasi manufaktur yang berkembang pesat

- Pengalaman langsung bekerja dengan tim lokal dan internasional serta tantangan operasional lintas negara

- Kompensasi kompetitif sesuai pengalaman