WAREHOUSE MANAGER

JOB DESCRIPTION:

1. PENGELOLAAN UMUM & STANDAR KHUSUS KOSMETIK

- Menjamin seluruh operasional gudang berjalan sesuai Cara Pembuatan Kosmetik yang Baik (CPKB) dan aturan BPOM.

- Mengatur penyimpanan sesuai karakteristik barang kosmetik: suhu & kelembapan terkontrol, hindari paparan sinar matahari langsung, dan cegah kontaminasi silang.

- Memisahkan area penyimpanan secara tegas: bahan baku aktif, bahan penolong, kemasan primer/sekunder, barang dalam proses, barang jadi, sampel uji, dan barang tidak layak pakai.

- Memastikan seluruh barang tercatat dengan jelas nama, kode, nomor batch, tanggal produksi, dan tanggal kedaluwarsa.

2. PENERIMAAN BARANG

- Memeriksa kesesuaian barang yang datang dengan pesanan: jenis, jumlah, spesifikasi, kualitas, dan dokumen pendukung (sertifikat analisis, surat jalan).

- Melakukan pengecekan kondisi fisik barang: kemasan utuh, tidak rusak/bocor, label terbaca jelas.

- Menolak barang yang tidak sesuai spesifikasi atau kemasan rusak, lalu melaporkan ke bagian pembelian.

- Mencatat dan memasukkan data barang ke dalam sistem inventaris segera setelah diterima.

3. PENYIMPANAN & PENATAAN BARANG

- Mengatur tata letak gudang agar tertib, hemat ruang, dan memudahkan akses barang.

- Menerapkan prinsip FEFO (First Expired First Out) atau FIFO (First In First Out) untuk mencegah barang kadaluarsa.

- Memantau suhu dan kelembapan ruangan secara rutin, mencatat hasil pengukuran setiap hari.

- Menjaga kebersihan, kerapian, dan kebebasan dari hama di seluruh area gudang.

- Mengawasi penyimpanan bahan kimia yang berisiko sesuai aturan keamanan.

4. PENGENDALIAN STOK & AKURASI DATA

- Melakukan perhitungan stok rutin (harian/mingguan) dan stok opname lengkap setiap bulan/triwulan.

- Melaporkan selisih stok, penyebabnya, dan langkah perbaikannya kepada atasan.

- Menetapkan batas stok minimum/maksimum, dan memberi peringatan jika stok menipis atau berlebih.

- Mengelola pelaporan barang rusak, kadaluarsa, atau ditarik kembali sesuai prosedur perusahaan.

- Memastikan data stok di sistem selalu sama dengan kondisi fisik barang di gudang.

5. PENYERAHAN & PENGIRIMAN BARANG

- Memverifikasi permintaan barang dari bagian produksi atau pemesanan pelanggan.

- Mengambil barang sesuai nomor batch dan tanggal kedaluwarsa yang tepat, lalu memeriksa kembali kualitasnya sebelum diserahkan.

- Menyiapkan dokumen pengiriman yang lengkap dan akurat.

- Memastikan kendaraan pengangkut memenuhi syarat keamanan produk kosmetik selama perjalanan.

6. KESELAMATAN KERJA & KEAMANAN BARANG

- Menerapkan seluruh aturan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) di area gudang.

- Memastikan seluruh staf menggunakan Alat Pelindung Diri (APD) sesuai tugasnya.

- Melatih tim cara menangani bahan kimia dan produk kosmetik dengan aman.

- Mengawasi penggunaan dan perawatan peralatan gudang (rak, timbangan, troli, forklift, termohigrometer) agar tetap aman dan terkalibrasi.

- Menjaga keamanan gudang dari akses orang yang tidak berwenang, pencurian, atau kerusakan.

7. PENGELOLAAN TIM & PENGEMBANGAN

- Mengatur jadwal kerja, membagi tugas, dan memberi arahan yang jelas kepada staf gudang.

- Melatih tim tentang prosedur khusus penanganan produk kosmetik, standar CPKB, dan aturan K3.

- Memantau kinerja staf, memberikan bimbingan, dan melakukan evaluasi kinerja secara berkala.

- Menyelesaikan masalah atau konflik yang terjadi di dalam tim.

8. ADMINISTRASI & PELAPORAN

- Membuat laporan operasional harian, mingguan, dan bulanan: pergerakan barang, kondisi stok, kerusakan barang, dan kinerja tim.

- Menyusun, memperbarui, dan menjaga kerahasiaan dokumen serta prosedur kerja gudang.

- Mengarsipkan seluruh bukti penerimaan, penyerahan, dan pengiriman barang dengan rapi.

- Memberikan masukan perbaikan sistem gudang untuk meningkatkan efisiensi dan kepatuhan standar.