Operational Coordinator

Job Overview:

Kami mencari seorang Operational Coordinator yang memiliki kemampuan leadership yang kuat untuk memimpin seluruh operasional warehouse dan distribusi perusahaan. Posisi ini bertanggung jawab atas pengelolaan operasional gudang secara end-to-end, mulai dari penerimaan barang, pengendalian inventori, distribusi ke seluruh store, pengelolaan tim operasional, hingga mendukung kelancaran operasional event. Sebagai Operational Coordinator, Anda diharapkan tidak hanya menjalankan operasional sehari-hari, tetapi juga mampu membangun sistem kerja yang efektif, mengambil keputusan berdasarkan data, serta memberikan usulan perbaikan yang berkelanjutan guna mendukung pertumbuhan perusahaan.

Job Description:

1. Warehouse & Inventory Management
   - Bertanggung jawab atas seluruh proses operasional warehouse mulai dari inbound, storage, inventory control hingga outbound.
   - Memastikan seluruh proses penerimaan barang berjalan sesuai SOP serta terdokumentasi dengan baik.
   - Mengawasi proses pemeriksaan kualitas dan kuantitas barang yang diterima.
   - Mengelola sistem penyimpanan barang berdasarkan kategori, SKU, serta metode FIFO/FEFO.
   - Memastikan akurasi stok melalui stock opname, cycle count, dan monitoring inventory secara berkala.
   - Menganalisis selisih stok, barang rusak, kehilangan, overstock, dan dead stock serta menentukan tindakan perbaikan.
   - Menjaga akurasi data inventory dan memastikan seluruh stok dapat ditelusuri dengan baik.
2. Distribution & Logistics
   - Mengelola seluruh proses distribusi barang dari warehouse ke seluruh store di Indonesia.
   - Menyusun jadwal pengiriman yang efektif dan efisien.
   - Mengawasi proses picking, packing, labeling, hingga serah terima kepada pihak logistik.
   - Memastikan seluruh pengiriman dilakukan tepat waktu dengan dokumen yang lengkap.
   - Menangani permasalahan pengiriman seperti keterlambatan, kerusakan, maupun kekurangan barang.
3. Operational Leadership
   - Memimpin dan mengelola tim warehouse untuk memastikan operasional berjalan efektif.
   - Menyusun struktur organisasi, pembagian tugas, dan tanggung jawab setiap anggota tim.
   - Melakukan briefing harian, monitoring kinerja, serta memastikan kepatuhan terhadap SOP perusahaan.
   - Memberikan coaching, pelatihan, evaluasi performa, serta rekomendasi reward dan disciplinary action sesuai kebijakan perusahaan.
   - Menjadi pengambil keputusan dalam menghadapi kendala operasional maupun kebutuhan bisnis yang mendesak.
4. Technical Responsibility
   - Menjadi penanggung jawab operasional atas penggunaan dan kesiapan mesin engraving.
   - Memastikan mesin selalu dalam kondisi siap digunakan melalui pengaturan, kalibrasi dasar, dan preventive maintenance.
   - Menyusun SOP penggunaan mesin serta berkoordinasi dengan vendor maupun teknisi apabila diperlukan.
5. Event Operational Support
   - Berkoordinasi dengan tim Marketing terkait kebutuhan logistik untuk setiap event.
   - Mengatur kebutuhan produk, display, peralatan, dan pengiriman barang ke lokasi event.
   - Memastikan seluruh kebutuhan event tersedia tepat waktu.
   - Mengawasi proses retur barang dan rekonsiliasi stok setelah event selesai.
6. Reporting & Continuous Improvement
   - Menyusun laporan operasional secara berkala terkait inventory, distribusi, aktivitas warehouse, serta evaluasi operasional.
   - Melakukan analisis terhadap proses kerja dan memberikan rekomendasi peningkatan efisiensi operasional.
   - Menjadi partner strategis bagi Founder dalam pengembangan warehouse, pembukaan store baru, kebutuhan manpower, serta investasi operasional.

Qualifications:

• Minimal lulusan S1 dari semua jurusan, diutamakan Teknik Industri, Manajemen Operasi, Logistik, Supply Chain, atau bidang terkait.
• Memiliki pengalaman minimal 5 tahun di bidang Warehouse, Logistics, Supply Chain, atau Operations, dengan minimal 2 tahun pada posisi Supervisor atau Manager.
• Memiliki pengalaman mengelola operasional warehouse secara end-to-end.
• Memahami sistem inventory management, warehouse management, distribusi, dan supply chain.
• Memahami metode FIFO, FEFO, stock opname, cycle count, safety stock, dan inventory analysis.
• Memiliki pengalaman memimpin dan mengembangkan tim operasional.
• Memiliki kemampuan analisis yang baik dalam menyelesaikan permasalahan operasional secara cepat dan efektif.
• Terbiasa membuat SOP, KPI, laporan operasional, serta melakukan evaluasi proses kerja.
• Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, dan leadership yang sangat baik.
• Mampu bekerja di bawah tekanan, mengatur prioritas pekerjaan, serta mengambil keputusan secara cepat dan tepat.
• Terbiasa menggunakan Microsoft Excel/Google Sheets dan sistem ERP/WMS menjadi nilai tambah.
• Bersedia melakukan perjalanan dinas apabila diperlukan untuk mendukung operasional store maupun event.
• Memiliki integritas tinggi, disiplin, bertanggung jawab, detail, serta berorientasi pada hasil dan continuous improvement.