Executive Assistant (m/w/d) für die Founder

Wir sind beglaubigt – Europas erster digitaler Notar. Mit unserer innovativen Plattform bieten wir eine völlig neue Art der Notarisierung, die bequem, schnell und sicher digital erfolgt. Als Vorreiter in der Branche revolutionieren wir den Notariatsprozess und ermöglichen unseren Kunden, ihre Dokumente in nur wenigen Klicks zu beglaubigen – ganz ohne Bürokratie und lange Wartezeiten.

Zur Entlastung unserer beiden Founder suchen wir eine:n Executive Assistant (m/w/d), die:der ihnen den Rücken freihält, unseren Alltag strukturiert und dafür sorgt, dass die richtigen Dinge zur richtigen Zeit passieren. Diese Rolle ist geschäftskritisch: Du bist die operative rechte Hand unserer Founder und der zentrale Knotenpunkt im Founder's Office.

Aufgaben

• Vollständiges Kalendermanagement für beide Founder inklusive Priorisierung, Konfliktlösung und Vorbereitung von Terminen
• Organisation von internen und externen Meetings, Investor-Terminen und Boards – von Terminfindung über Agenda-Vorbereitung bis Follow-up
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Transfer, Restaurant-Reservierungen)
• Kommunikation mit Investor:innen, Board-Mitgliedern und externen Stakeholdern im Namen der Founder
• Vor- und Nachbereitung von Meetings: Recherchen, Briefings, Protokolle, Action-Item-Tracking
• Übernahme wiederkehrender operativer Aufgaben (Spesenabrechnungen, Rechnungsfreigaben, kleinere Beschaffungen)
• Ansprechpartner:in für das Team, wenn es um Zugang zu den Foundern geht

Qualifikation

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Assistenz-Rolle – idealerweise auf C-Level oder Founder-Ebene
• Erfahrung im Startup- oder Scale-up-Umfeld ist ein starkes Plus – du weißt, dass Prioritäten sich stündlich ändern können
• Extrem strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise – du erkennst Probleme, bevor sie welche werden
• Absolute Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Souveränes Auftreten im Umgang mit Investor:innen, Board-Mitgliedern und Senior Executives
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit auf Deutsch und Englisch – schriftlich wie mündlich
• Sicherer Umgang mit modernen Tools (Google Workspace, Slack, Notion, ideally auch Reise-Tools)
• Ownership-Mentalität: Du wartest nicht auf Anweisungen, sondern nimmst Themen selbst in die Hand
• Belastbarkeit und Flexibilität – bei uns wird schnell entschieden und schnell umgesetzt

Benefits

• Ein flexibles Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit, im Home Office zu arbeiten
• Ein attraktives Gehalt mit Möglichkeiten zur Weiterentwicklung und entsprechenden Aufstiegschancen
• Geregelte Arbeitszeiten
• Unterstützung durch ein erfahrenes Team

Du erkennst dich nicht in jedem einzelnen Punkt wieder? Bewirb dich trotzdem! Studien zeigen, dass sich insbesondere Frauen und unterrepräsentierte Gruppen oft nur dann bewerben, wenn sie 100 % der Anforderungen erfüllen. Bei uns zählt nicht der perfekte Lebenslauf, sondern deine Persönlichkeit und dein Wille, gemeinsam mit uns zu wachsen. Wir freuen uns auf dich.

Originally posted on Himalayas